Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen)
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) vereinfachen den Rechnungsaustausch zwischen Geschäftspartnern, da der Rechnungsdruck sowie der postalische Rechnungsversand entfallen. Diese Vorteile gelten für alle Arten von Geschäftsdokumenten, wie Aufträge, Bestellungen, Lieferscheine usw.
EDIFACT – elektronischer Austausch von Geschäftsdokumenten seit den 1960er Jahren
Der elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten findet seinen Urspruch in den 1960er Jahren, als die US-Armee den Datenaustausch zwischen den Lieferketten vereinfachte. Hieraus entwickelte sich das Synonym des Electronic Data Interchange, kurz EDI. Seit den 1970er Jahren entstanden hieraus diverse Standards wie VDA (1970), AC X12 (1979), UN/EDIFACT (1987) sowie GS1 EDI als Weiterentwicklung von EDIFACT.
EDIFACT findet seinen Einsatz ausschließlich im Geschäftskundenumfeld. Die Gründe hierfür sind die hohe Komplexität und die damit verbundenen Investitionskosten.
Pragmatischer Versand von PDF-Rechnungen per E-Mail
Parallel zum EDIFACT-Universum entwickelte sich ein pragmatischer Ansatz zum Versand von Rechnungen.
Der elektronische Rechnungsversand wurde ab der Jahrtausendwende außerhalb des EDIFACT-Universums populär, unterstützt durch den breiten Einsatz von E-Mails sowie der Verwendung des technischen Dateiformates „pdf“.
Das Portable Document Format wurde von der Firma Adobe 1991 veröffentlicht und verbreitete sich bis 2008 zu einem defacto Standard für elektronische Dokumente. Im Jahr 2008 folgte die offizielle Verabschiedung mit der ISO 32000-1:2008 als Industriestandard, sodass der E-Mail Versand von Rechnungen im PDF-Format zulässig wurde. Mit der Veröffentlichung des PDF/A-1 Formates in der ISO 19005-1:2005, wurde ein weiterer Standard geschaffen, der eine revisionssichere Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten ermöglicht.
Die Vorteile von PDF-Rechungen im Vergleich zu EDIFACT (INVOC)
Der Vorteil einer PDF-Rechnung im Vergleich zu einer EDIFACT(INOVC) Rechnung ist die einfache Darstellung entweder durch frei verfügbare PDF-Viewer für beliebige Endgeräte wie Computer, Tablets oder Handys, als auch ohne PDF-Viewer über den Ausdruck auf einem Drucker. Diese Art der Rechnungsstellung ist besonders für den Consumer bzw. Privatkundenbereich von Bedeutung.
Die Nachteile von PDF-Rechungen im Vergleich zu EDIFACT (INVOC)
Der Nachteil einer PDF-Rechnung im Vergleich zu einer EDIFACT(INOVC) Rechnung ist die fehlende strukturierte Speicherung der Rechnungsdaten. Dies ist im Geschäftskundenumfeld von Bedeutung, da die Rechnungsdaten mindestens in einer Buchhaltungssoftware erfasst werden müssen. Die manuelle Rechnungsdatenerfassung gestaltet sich aufwendig und fehleranfällig. Hieraus entwickelte sich eine komplette Branche zur automatisierten Auswertung von Dokumenten mittels OCR-Scans und nachgelagerter automatisierter Erfassung in den Softwaresystemen.
ZUGFeRD – behebt die Nachteile der PDF-Rechnung seit 2014
Mit ZUGFeRD wurde in 2014 auf Basis der Richtlinie 2014/55/EU ein Standard geschaffen, der den Nachteil der PDF-Rechnungen im Geschäftskundenumfeld behob. Der ZUGFeRD-Standard kombiniert die PDF-Rechnung mit einem angehängten Datensatz, der die Rechnungsdaten zusätzlich zum PDF-Dokument strukturiert speichert. Auf diese Weise können die Rechnungsdaten nach dem CII-Standard ausgelesen und verarbeitet werden. Der manuelle Rechnungserfassungsaufwand und die damit angebotenen technischen Lösungen entfallen.
XRechnung – Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland
In 2017 wurde mit der XRechnung die Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt. Um Gegensatz zum ZUGFeRD-Standard verzichtet man hier auf ein PDF-Dokument und nutzt ausschließlich zum elektronischen Datenaustausch das Dateiformat XML, welches als Anhang der ZUGFeRD Rechnung verwendet wird.
Die Entwicklung der XRechnung, ergänzend zu ZUGFeRD, wurde zwingend notwendig, um den Anforderungen deröffentlichen Verwaltung (B2G – Business-to-Government)in Deutschland gerecht zu werden, welche einen rein strukturierten, maschinenlesbaren Datenaustausch fordert.
Fazit
Die Schaffung des ZUGFeRD- sowie des XRechnung-Standards ermöglichen im Gegensatz zu EDIFACT eine leichtgewichtige sowie praktikable Lösung zum elektronischen Rechnungsaustausch. Gegenüber EDIFACT wird die Verbreitung von ZUGFeRD, primär die XRechnung durch EU-Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben zwingend vorangetrieben.
Für die Verbreitung gelten gesetzliche Vorgaben, welche die Wirtschaft in der Europäischen Union schrittweise von 2025 bis 2028 zwingend umsetzen muss.