Im Zuge der E-Rechnungspflicht wird in Deutschland ab 2025 der elektronische Rechnungsaustausch (E-Invoicing) zunehmend standardisiert. Es handelt sich dabei um strukturierte Datensätze, die maschinell lesbar und verarbeitbar sein müssen und der EU-Norm EN 16931 entsprechen.
Diese Form des elektronischen Datenaustausches bietet folgende Vorteile:
Strukturierte E-Rechnungsformate (Standard)
- XRechnung: Dies ist ein rein strukturiertes XML-Format, das hauptsächlich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G – Business-to-Government) in Deutschland verwendet wird. Es erfüllt die Anforderungen der EN 16931 und ist für die direkte maschinelle Verarbeitung ausgelegt.
- ZUGFeRD / Factur-X: Dies ist ein hybrides Format. Es besteht aus einer für Menschen lesbaren PDF-Datei, in welche eine strukturierte XML-Datei (Rechnungsdaten) eingebettet ist. Es ist für B2B (Business-to-Business) sehr beliebt, da es die Vorteile von PDF und strukturierten Daten vereint.
Verfahren des elektronischen Austauschs
Es existieren unterschiedliche Verfahren des elektronischen Datenaustausches, die sich wie folgt darstellen:
- Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine)
Ein sicheres Netzwerk und Protokoll, über das E-Rechnungen (z.B. XRechnung oder Peppol BIS Billing 3.0) direkt von einem ERP-System zum anderen übermittelt werden können. - EDI (Electronic Data Interchange)
Traditionelles Verfahren, bei dem strukturierte Daten (wie EDIFACT) direkt zwischen den IT-Systemen von Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Dies ist weiterhin zulässig, solange die Daten in ein EN-konformes Format überführt werden können. - E-Mail mit strukturiertem Anhang
Versand von XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF+XML) per E-Mail. - Webportal-Upload
Hochladen von Rechnungen in Portalen (z.B. OZG-RE für den Bund), die die E-Rechnung validieren und weiterleiten.
Wichtige Abgrenzung – Wegfall der klassischen PDF-Rechnungen ab 2025
Eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne der neuen B2B-Pflicht, sondern als „sonstiger Beleg“.
Formate
Aktuell existieren die nachstehenden Rechnungsformate:
| Format | Typ | Nutzung |
|---|---|---|
XRechnung | Strukturiert (XML) | B2G (Pflicht), B2B |
ZUGFeRD | Hybrid (PDF+XML) | B2B, KMU |
Factur-X | Hybrid (PDF+XML) | Internationales B2B (baugleich zu ZUGFeRD) |
EDIFACT | Strukturiert (EDI) | Großhandel, Industrie |
Roadmap der E-Rechnungspflicht
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland und der EU verläuft in mehreren Phasen und begann im Jahr 2020 und soll im Jahr 2028 enden. Folgende Meilensteine werden bzw. wurden durchlaufen:
Fazit
Die Möglichkeiten des elektronischen Rechnungsaustausches sind vielfältig. In Deutschland weden die in Kraft tretenden gesetzlichen Vorgaben ab 2025 schrittweise die Vielfalt auf die E-Rechnungsformate XRechnung, ZUGFeRD, Faktor-X sowie EDIFACT (INVOC) beschränken. Die bisher übliche Verwendung von PDF-Rechnungen wird ab spätestens 2027 gesetzlich unzulässig.
Zudem werden die Vorteile des Peppol-Netzwerkes gegenüber der klassischen E-Mail, im Business-to-Business sowie im Business-to-Governance Bereich den klassischen E-Mail-Versand verdrängen.
Insgesamt wird die Umsetzung der gesetzlichen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechnungsaustausches in den genannten Bereichen Business-to-Business sowie im Business-to-Governance die Rechnungsverarbeiten aufgrund der entfallenen Medienbrüche vereinfachen.